Terug naar opdrachten

Projectleider inventarisatie vastgoedcontracten

gemeenten Achtkarspelen & Tytsjerksteradiel

Standplaats: Burgum

Aanvang uitvoering opdracht: 02-01-2023

Einddatum opdracht: 01-05-2023

Uren per week: 24-28

Opdracht omschrijving

Achtergrond/aanleiding

Omdat vastgoedcontracten niet centraal werden geregistreerd is binnen de organisatie circa 2 jaar geleden Totallink aangeschaft. Dit systeem fungeert o.a. als contractmanagementsysteem voor vastgoedcontracten.

Er is al een goede start gemaakt met het opvoeren van contracten in het systeem.  De voortgang blijkt echter nog onvoldoende omdat duidelijk is geworden dat er meer contracten blijken te zijn dan vooraf ingeschat. Daarnaast zijn er ongetwijfeld contracten die nog niet in beeld zijn. Hierdoor is er geen zicht op afronding en bakenen we dit, gelet op de urgentie, als opdracht (project) af die we met inzet van tijdelijke externe capaciteit (projectleider) uiterlijk in maart 2023 afgerond willen hebben. Binnenkort wordt door het MT een beleidsstuk over contractmanagement (in algemene zin, dus niet specifiek vastgoed) vastgesteld dat hiertoe ook als kader kan dienen.  

Eindresultaat

  • Alle contracten met betrekking tot huren/verhuren, pachten, zakelijke rechten, jacht- en   visrechten en bruikleen zijn opgenomen in Totallink;  
  • Alle contracten voldoen aan de juridische vereisten;
  • Er is een betrouwbare werkwijze voor te toekomst.

Omschrijving opdracht

De projectleider is verantwoordelijk voor de interne coördinatie van de opdracht /het proces om te komen tot een volledig en betrouwbaar vastgoedcontractenmanagementsysteem.

Afbakening:

Binnen de opdracht vallen alle werkzaamheden die nodig zijn om te komen tot een volledig en betrouwbaar contractenmanagementsysteem. Na oplevering volgt de beheerfase die belegd is in de lijn. 

Werkzaamheden/Verantwoordelijkheden 

  • Inventarisatie van alle vastgoedcontracten die nog niet in Totallink staan geregistreerd;
  • Juridische beoordeling van alle contracten die geïnventariseerd worden;
  • Opleveren lijst van openstaande dossiers waarvan geen correct contract aanwezig is (eveneens externe opdracht?);
  • Opvoeren van correcte contracten in Totallink;
  • Herijken en implementeren proces van aangaan tot en met registratie/vastleggen vastgoedcontracten, o.a. gericht op financiële rechtmatigheid en recht doet aan beleidskaders/verordeningen; 
  • Het maken van een procesbeschrijving (van totstandkoming tot aflopen contract);
  • Beleggen contracteigenaarschap (en evt andere contractrollen). 

De planning

Start publicatie 24-11-2022
Einddatum vragen 28-11-2022
Beantwoording vragen 29-11-2022
Sluiting publicatie 02-12-2022 23:59
Beoordeling offertes (vanaf) 06-12-2022
Verwachte terugkoppelingsdatum 06-12-2022