Terug naar opdrachten

Teamleider Informatievoorziening

Standplaats: Kollum

Aanvang uitvoering opdracht: 01-01-2020

Einddatum opdracht: 30-06-2020

Uren per week: 32

Opdracht omschrijving

Noardeast-Fryslân, een gemeente met karakter

Gastvrijheid, zorg voor elkaar, openheid en trots. Daar staan wij voor. Het liefst doen wij de dingen samen, persoonlijk en in de buurt. We zijn niet van de woorden, maar van het doen. Echte vakmensen en doorzetters. Trots op onze Fryske taal en cultuur. Wij leggen als overheidsorganisatie de lat hoog als het gaat om betrouwbaarheid, integriteit en professionaliteit. Wij werken met onze ambtelijke organisatie ook voor onze buurgemeente Dantumadiel

Team Informatievoorziening

Het team Informatievoorziening  (Ynformaasjefoarsjenning )is één van de teams binnen de afdeling Bedrijfsvoering.  Het team bestaat op dit moment uit circa 30 medewerkers verdeeld over 3 clusters; Streekarchief, Informatiebeheer + Postkamer en Beleid en advies.

De inhoudelijke uitdaging van het team is om in de veranderende wereld van papier naar digitaal een zo goed mogelijk geheugen op te bouwen en te beheren van alle archiefwaardige zaken waar deze gemeente verantwoordelijk voor is. De uitdaging is op slimme en praktische wijze invulling geven aan het door-ontwikkelen van de toenemende mate van digitaal werken en archiveren in de keten. In de praktijk betekent dit het ontwikkelen / opstellen, gebruiken en beheren van kwaliteit-instrumenten (op basis van KIDO)en het lean en digitaal maken van processen samen met teams en medewerkers in de organisatie.

Het team informatievoorziening verzorgt de volgende activiteiten:

  • Beheren statische, semi-statische en dynamische archieven (op papier en digitaal);

  • Toezien op de kwaliteit van de informatiehuishouding;

  • Adviseren over de digitalisering, de inrichting en het gebruik van zaaktypen;

Voor 2020 zijn de grootste uitdagingen in het team: het implementeren en in gebruik nemen van een record management systeem, een collectiebeheersysteem en het zaaksysteem met alle aanverwante processen, technieken en methoden.

Ketenintegratie, rolduidelijkheid en balans tussen kwaliteit en organisatie doelstelling zijn de focus punten voor het team.

Voor dit team zoeken wij tijdelijk een teamleider.

Project Zaaksysteem/KCS

Naast de teamleidersrol vervult de teamleider Informatievoorziening  ook de rol van business owner in het project Zaaksysteem/KCS.

De gemeenten Noardeast-Fryslân, Waadhoeke en Leeuwarden hebben gemeenschappelijke een aanbesteding doorlopen  voor de aanschaf van een nieuw zaaksysteem in combinatie met een KlantContactSysteem (KCS). De implementatie van dit systeem is inmiddels gestart en zal tot eidn 2020 duren. De teamleider Informatievoorziening heeft in dit project namens de gemeentelijke organisatie van Noardeast-Fryslan de rol van business owner.

Teamleidersrol

De teamleider Informatievoorziening:

  • Geeft integraal leiding aan het team, coacht en ondersteunt de medewerkers en staat borg voor de kwaliteit en faciliteert het team

  • Zorgt voor de uitvoering van de aan het team opgedragen taken in het kader van informatievoorziening en archivering

  • Verbindt het team met de andere stakeholders in de organisatie en werkt mee aan het verder opbouwen van efficiënteprocessen, effectieve archivering en samenhang in beleid

Business owner rol

De business owner is voorzitter van de lokale stuurgroep, waarin alle afdelingen binnen Noardeast-Fryslân een teamleider als vertegenwoordiger hebben afgevaardigd. De business owner is primus inter pares binnen deze lokale stuurgroep

  • Managen van de samenhang van het project met het lokale beleid.

  • Managen van afhankelijkheden met andere projecten in de eigen organisatie.

  • Managen van lokale risico’s. Bij lokale risico’s kan bijvoorbeeld gedacht worden aan achterstanden in archivering.

  • Succesvol implementeren van het zaaksysteem in de eigen organisatie.

  • Realiseren van de business case in de eigen organisatie.

  • Voorzitten van de lokale stuurgroep

  • Vertegenwoordigen van de gemeente Noardeast-Fryslân in de regionale stuurgroep.

De planning

Start publicatie 02-12-2019
Einddatum vragen 08-12-2019
Beantwoording vragen 08-12-2019
Sluiting publicatie 09-12-2019 23:59
Beoordeling offertes (vanaf) 08-12-2019
Verwachte terugkoppelingsdatum 08-12-2019