Terug naar vacatures

Bestuurssecretaresse - coordinator

gemeente Súdwest-Fryslân

Benodigde opleiding: HBO 

Dienstverband: Vast/Fulltime 

Aantal uren per week: 36

Gepubliceerd op : 26-11-2021

Sluitingsdatum : 12-12-2021

In verbinding met 89 kernen, maatschappelijke organisaties, inwoners, ondernemers, andere overheden en mei-inoar bouwen aan een samenleving waar het prettig wonen en werken is. Daar staat de gemeente Súdwest-Fryslân voor. We zijn een organisatie die omgevingsbewust, flexibel en opgave gestuurd wil werken.

Als Bestuurssecretaresse | Coördinator…

Kan je uitstekend organiseren en stel je alles in het werk om de bestuurlijke activiteiten professioneel te laten verlopen. Als secretaresse van burgemeester en directie werk je middenin een dynamische en politieke omgeving. Hierin kan je gemakkelijk het overzicht bewaren, prioriteiten stellen en handel je zorgvuldig, adequaat en snel. Daarnaast heb je een coördinerende rol binnen het secretariaat voor de verdeling van werkzaamheden rondom de dagelijkse gang van zaken van college en directie. Dit met oog voor maatwerk om aan te sluiten bij de inzet van collega’s en de verschillende bestuurders.

Team Bestuurszaken

Samen met je collega’s van het secretariaat, kabinet en de bestuursadviseurs vorm je een team. Team Bestuurszaken functioneert direct in het verlengde van de directie en wordt aangestuurd door een teammanager (tevens bestuurssecretaris). We vormen de schakel tussen organisatie, externen en bestuur als het gaat om besluitvorming, de voorbereiding van alle bestuurlijke activiteiten en het beheren van de agenda’s van burgemeester, wethouders en directie. In het team Bestuurszaken werken krachtige professionals in een goede werksfeer op een slimme manier samen. Als Bestuurssecretaresse | Coördinator vervul je hier een belangrijke sleutelrol in.

Taken

A. Secretariaat bestuurder en directie:

  • Agendabeheer voor de bestuurder(s) en de verrichting van alle hieruit voortvloeiende werkzaamheden.
  • Adequate voorbereiding van bestuurders bij alle vergaderingen, afspraken, sessies, ontmoetingen en bijeenkomsten.
  • Communicatie, met name het telefoon- en emailverkeer afhandelen.
  • Correspondentie o.a. (digitale en fysieke) post behandelen.
  • Vergaderingen voorbereiden, notuleren en de voortgang van acties bewaken.

B. Coördinator

  • Zorgen voor de continuïteit in de dienstverlening o.a. door opstellen van werkroosters.
  • Maken van jaarplanning college, planning strategisch beraad, afspraken voltallig college.
  • Klankbordfunctie voor collega’s van Bestuurszaken.

Profiel

  • Je beschikt over HBO werk- en denkniveau.
  • Je bent in het bezit van een afgeronde secretariële opleiding met daarnaast minimaal 5 jaar relevante werkervaring.
  • Je hebt kennis van de werkprocessen op het terrein van openbare orde en veiligheid.
  • Je hebt ruime ervaring in een dynamische politiek-bestuurlijke werkomgeving, een must om deze functie goed te kunnen vervullen.
  • Je werkt zelfstandig en proactief, accuraat en hebt een dienst­ver­lenende houding, daarnaast ben je representatief, flexibel en communicatief vaardig.
  • Je hebt ervaring in een coördinerende rol.
  • Je kunt werken met MS Office (Outlook, Word, Excel); werkervaring met Corsa/Corsa Bestuur/Ibabs is een pré.
  • Je beheerst de Nederlandse en Friese taal, zowel mondeling als schriftelijk.
  • Je bent flexibel in die zin dat je er bent (of op zijn minst bereikbaar) wanneer het nodig is, ook in de avonduren of in het weekend.

Wij bieden

  • Een uitdagende functie ingedeeld in HR21 Medewerker Administratief & Secretarieel I waaraan een salaris is verbonden van maximaal € 4.048,- (maximum schaal 9) bruto per maand  bij een 36-urige werkweek, exclusief 17,05% individueel keuzebudget.
  • De inschaling is afhankelijk van kennis en ervaring.

Meer informatie

Voor meer informatie kun je contact opnemen met teammanager Bestuurszaken  Jacqueline Raymann-Huiszoon, via telefoonnummer 14 0515.

Solliciteren

Je kunt je reactie tot en met 12 december a.s. sturen naar sollicitatie@sudwestfryslan.nl onder vermelding van het vacaturenummer BES-2021-4e.

Gesprekken vinden plaats in week 50 en/of 51.

Een gesprek met directie en burgemeester maakt deel uit van de procedure.


Online solliciteren?

Heb je interesse in deze vacature? Stuur dan een e-mail met cv en motivatie naar: sollicitatie@sudwestfryslan.nl
We lezen graag wat jouw motivatie is om op deze vacature te reageren.
Sollicitaties moeten uiterlijk 12-12-2021 binnen zijn.

Solliciteer