WERKEN IN FRIESLAND GESLOTEN

Werken in Friesland is gesloten vanaf vrijdagmiddag 22 december (vanaf 12.00 uur) tot 2 januari. Tijdens deze periode zijn wij telefonisch niet bereikbaar en worden mails niet in behandeling genomen. Heb je (technische) vragen over ons vacaturesysteem of Dynamisch Aankoop Systeem? Dan kun je contact opnemen met Poolz via helpdesk@poolz.nl of 035 – 751 05 92.

Andere vragen of aanvragen voor toelating tot de categorieën in ons Dynamisch Aankoop Systeem, worden op 2 januari weer in behandeling genomen.

Terug naar vacatures

Secretaresse Gebiedsteams

gemeente Súdwest-Fryslân

Benodigde opleiding: MBO

Dienstverband: Vast

Aantal uren per week: 32

Gepubliceerd op : 09-02-2024

Sluitingsdatum : 04-03-2024

Wat ga je doen?

Als secretaresse van de gebiedsteams Sneek Noord en Sneek Zuid werk je in het hart van het Sociaal Domein en voer jij straks de regie over de drukke agenda’s van de managers van deze dynamische teams. Belangrijk en afwisselend werk waarin jij op de achtergrond faciliteert, secretariële en administratieve taken verricht en zorgt voor de verbinding met collega’s binnen en buiten de teams. En daar komt heel wat bij kijken! Je bereidt vergaderingen met meerdere interne en externe partners voor, notuleert en bewaakt de voortgang van de acties, die afgesproken worden.

Als vraagbaak voor de collega’s uit de gebiedsteams ben je betrokken bij de dagelijkse gang van zaken en voer jij het secretariaat. Meestal gaat dat om praktische ondersteuning, waarbij jij vanuit je rol signaleert, regelt, organiseert en de verbinding legt met andere teams. Jij staat stevig in je schoenen en kent de weg in de gemeentelijke organisatie. Je representeert de gebiedsteams naar binnen en buiten toe en werkt intensief samen met het bestuurssecretariaat, teamsecretaresses, collega’s van HR, Facilitair, ICT en Communicatie. Verder behandel je de digitale post (via Corsa), verwerk je administratieve zaken in Suite, beheer je enkele mailboxen en ondersteun je bij het organiseren van trainingen, workshops en reflectiemomenten.

Je zult een nauwe samenwerking hebben met de secretaresse van de gebiedsteams Buitengebied en Bolsward e.o. Je vervangt elkaar bij afwezigheid en zorgt samen voor de voortgang van de werkzaamheden. Verder wordt ook samengewerkt met de andere secretaresses van het Sociaal Domein en helpen we elkaar uiteraard daar waar nodig.

Iets voor jou? Lees dan snel verder wat we je te bieden hebben.

Wie ben jij

Als secretaresse sta je stevig in je schoenen en ben je een kei in organiseren. Zeker als het om agendabeheer en de daaruit voortvloeiende secretariële- en administratieve ondersteuning gaat. Het is jouw drive om er op de achtergrond voor te zorgen dat de beide teammanagers waarvoor je werkt ongestoord en efficiënt hun werk kunnen doen. Daar ligt jouw kracht.

Je vindt het leuk om echt de verbinding aan te gaan. Waar je praktische zaken zelf kunt afvangen en afhandelen pak je door. Waar dat niet kan, plan je een afspraak in met “jouw” managers. Jij legt de functionele verbindingen met collega’s uit de hele organisatie en bewaart met gemak het overzicht, stelt de juiste prioriteiten en reageert proactief als afspraken of deadlines in het gedrang komen. Verder ben je representatief, communicatief vaardig (Nederlands en Fries) en heb je een flexibele en praktische werkinstelling.

  • Je hebt een afgeronde secretariële opleiding op mbo-niveau.
  • Je hebt bij voorkeur al werkervaring als (team)secretaresse in een gemeentelijke of vergelijkbare organisatie.
  • Je kunt uitstekend overweg met Outlook, Word en Excel en als je bekend bent met Corsa en Suite is dat een pre.

Je bent bereid jouw werkdagen en -uren met de teammanagers af te stemmen (de vrijdag heeft een sterke voorkeur als werkdag, de andere dagen zijn in overleg te bepalen).

Waar ga je werken

We zijn op zoek naar een secretaresse voor de gebiedsteams Sneek Noord en Sneek Zuid. 

In onze gemeente zijn in totaal vier gebiedsteams: Sneek Noord, Sneek Zuid, Buitengebied en Bolsward e.o. De gebiedsteams werken voor alle leeftijden en op alle leefgebieden: Jeugd, WMO, Participatie, Schulddienstverlening en Wet inburgering. Elk gebiedsteam bestaat uit ongeveer 35 gebiedsteammedewerkers. We werken vanuit integraliteit samen aan de transformatieopgave: werken vanuit de bedoeling, bewust indiceren (zo licht, dichtbij en kort als mogelijk en specialistisch waar nodig) en aansluiten op de zelfregie van inwoners. We werken vanuit het T-shaped profiel; iedere collega kijkt in de breedte naar een situatie en brengt daarnaast het eigen specialisme in. Hiermee willen we voor één gezin één aanpak.

Wat bieden wij

  • Allereerst een fijne baan met leuke collega’s midden in het Sociaal Domein van de leukste gemeente van Fryslân.
  • Een prima salaris tot maximaal € 3.481,- bruto per maand bij een volledig dienstverband (functieschaal 6, HR21-profiel Medewerker administratief & secretarieel III). Dit is exclusief de opbouw van 17,05% individueel keuzebudget (IKB).
  • Het individueel keuzebudget is vrij besteedbaar en kan bruto worden uitgekeerd of worden uitgeruild voor fiscaal gunstige doelen (uitruil fiscale voordelen woon/werk, kopen extra verlof, bedrijfsfitness, fiets of vakbondscontributie).
  • Uitstekende en flexibele secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder volledige vergoeding openbaar vervoer, prima pensioenopbouw met lage werknemersbijdrage, aanvullende collectieve AO-verzekering, laptop, IPad en telefoon.
  • Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd (voor 32 uur per week) voor de duur van één jaar, waarbij we de uitdrukkelijke intentie hebben om aansluitend een vast dienstverband aan te gaan bij goed functioneren.
  • Ben jij een vroege vogel of begin je liever iets later? Geen probleem, we werken met flexibele werktijden.
  • Ook qua werkplek zijn we flexibel. Laat het werk het toe, dan kun je thuiswerken en regelen wij de werkplekinrichting. Ben je nodig op kantoor of op locatie? Dan is daar voor jou plek.
  • Wil je jezelf ontwikkelen of heb je loopbaanvragen? Ons Leerhuis en de WERKplaats zijn er om jou te helpen in jouw (loopbaan)ontwikkeling.


Belangstelling

Enthousiast geworden? Dan kijken we uit naar jouw reactie en gaan we graag met je in gesprek. Stuur je sollicitatie uiterlijk op voor 4 maart 2024.

Eerst meer informatie? Neem contact op met Aly van der Meulen, teammanager gebiedsteam Sneek Zuid, via a.vandermeulen@sudwestfryslan.nl of 06-29641765.

De sollicitatiegesprekken zullen worden gevoerd op woensdag 13 maart a.s. We vragen je hier alvast rekening mee te houden.

Deze vacature wordt gelijktijdig intern en extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.


Solliciteer direct