Terug naar vacatures

Management assistent

Benodigde opleiding: MBO 

Dienstverband: Vast/Parttime 

Aantal uren per week: 24

Gepubliceerd op : 06-02-2020

Sluitingsdatum : 24-02-2020

‘Ooststellingwerf brengt initiatieven verder’

Ooststellingwerf is een groene gemeente met evenveel inwoners als hectares oppervlakte: 25.000. Ooststellingwervers zijn van oudsher echte doeners. Nuchtere mensen die niet te lang praten, maar vooral de handen uit de mouwen steken. Die mentaliteit is ook terug te vinden op het gemeentehuis. Initiatieven vanuit de samenleving worden gestimuleerd en gefaciliteerd. Met lef en passie werken we aan duurzame en toekomstbestendige projecten. Vertrouwen in de kracht van medewerkers én inwoners is de basis onder het (samen)werken. Zo wordt hier dagelijks gewerkt aan het verbeteren van het woon-, werk-, en leefklimaat in deze dynamische gemeente, vooral door gewoon te doen.

Management assistent

 (Voor 24 uur per week)

Achtergrond

Het gebiedsteam draagt door haar werk bij aan een mooie, sterke en verbonden samenleving met gelukkige burgers. Wij zijn er voor inwoners van Ooststellingwerf die een ondersteuningsvraag hebben op het gebied van wonen, geld, dagbesteding, lichamelijke en psychische gezondheid, opvoeding, zingeving, vrije tijd et cetera. Je werkt nauw samen met de collega’s van de front-office en administratie. Indien nodig doe je vervanging voor dit cluster. Je werkplek is flexibel en afhankelijk van het werk.

Wat zijn jouw taken

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste managementassistent met een hoge mate van flexibiliteit, stressbestendigheid en relativeringsvermogen. Nauwkeurig werken is voor jou vanzelfsprekend. Je bent ervaren én vindt het leuk om verschillende leidinggevenden tegelijkertijd te ondersteunen, te ontzorgen op een manier die aansluit bij hun behoefte en houdt ervan om te werken in een afdeling die altijd in ontwikkeling is.

Je investeert in relevante  contacten in het gezondheidscentrum, het gemeentehuis en met de ketenpartners en wordt zo onze onmisbare spin in het (facilitaire) web. Uiteraard zorg je ervoor dat anderen je werk kunnen overnemen bij afwezigheid, dus delen van kennis en transparant organiseren is voor jou een vanzelfsprekendheid. Je werkt geordend en kan anderen hierin meenemen.

Voor een goede functievervulling is het van belang dat je organisatiesensitief bent en ervaren bent met alle secretariële / administratieve werkzaamheden, zoals het afhandelen van telefoonverkeer, agendabeheer, archiveren van documenten en ondersteunen in de werkvoorraadbeheer van de leidinggevenden. Slim gebruik kunnen maken van Outlook is essentieel voor een goede uitoefening van deze functie.

Je voert licht administratief werk uit ten behoefte van de leidinggevenden, dit omvat naast o.a. agenda beheer het verwerken van facturen, beheer van contracten, uitwerken en completeren personele beslissingen (op termijn) en het bijhouden van het handboek GBT.

 

Meer specifiek

  • Agendabeheer;

  • Inplannen van bijeenkomsten, zaalreserveringen en regelen van voorzieningen voor nieuwe en ingehuurde medewerkers;

  • Notuleren van bijeenkomsten (incidenteel);

  • Beheer van documenten (zaakgericht werken);

  • Zelfstandig verzorgen van correspondentie, zoals aanvraag van offertes en opdrachtbrieven;

  • Facilitaire taken (bestellen, facturen controleren etc.);

  • Aanspreekpunt van gebruikers van het pand;

  • Telefonisch werkoverleg;

  • Andere voorkomende werkzaamheden.

Wat moet je kunnen en weten

  • MBO niveau 4 werk- en denkniveau;

  • Ten minste 2 jaar aantoonbaar relevante werkervaring;

  • Omgaan met vertrouwelijke en gevoelige gegevens;

  • In staat om op basis van binnenkomende informatiekunnen prioriteren;

  • Werken met drie verschillende werkwijzen/drie leidinggevenden;

  • Goed in het werken met systemen;

  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;

  • Uitstekende beheersing van Outlook (agendabeheer), Word en Excel;

  • Handig zijn en plezier hebben in het je eigen maken van nieuwe software (voor archivering, financiën, contractmanagement, etc.);

  • Verzorgen van correspondentie;

  • Spin in het web;

  • Communicatief.

Wat hebben wij jou te bieden

Het salaris is afhankelijk van kennis en ervaring en bedraagt minimaal € 1.896 en maximaal € 2.846 bruto per maand (schaal 6), bij een volledige werkweek. Dit is exclusief een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05%.

De functie is in eerste instantie voor één jaar en kan bij goed functioneren worden omgezet in een vaste aanstelling.

Wil je meer weten

Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Yvonne Wanink  (0516-566398) en voor meer  informatie over onze arbeidsvoorwaarden en wervingsprocedure met Maura Schilperoort, HR-adviseur (0516-566231).

Heb je interesse

Sollicitaties zijn welkom tot en met 24 februari 2020 en kun je richten aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Ooststellingwerf, via onderstaande sollicitatieknop.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.


Online solliciteren?

Heb je interesse in deze vacature? Stuur dan een e-mail met cv en motivatie naar: sollicitaties.036251@werkeninfriesland.nl
We lezen graag wat jouw motivatie is om op deze vacature te reageren.
Sollicitaties moeten uiterlijk 24-02-2020 binnen zijn.

Solliciteer