Administratief en Secretarieel Medewerker (openbare ruimte)

Als administratief en secretarieel medewerker houd je overzicht, bewaak je afspraken en zorg je dat processen binnen Openbare Ruimte blijven lopen. Van inkoop en vergunningen tot ondersteuning van projecten en de teammanager: jij zorgt dat het geregeld is.

Dit is de functie

Als administratief en secretarieel medewerker ondersteun je Team Openbare Ruimte en werk je nauw samen met de teammanager, projectleiders, assetmanagers en andere collega's. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en zorgt dat administratie, informatie en processen zorgvuldig en op tijd worden afgehandeld.

Team Openbare Ruimte zorgt voor de duurzame inrichting en instandhouding van onder andere wegen, bruggen, riolering, uitritten, groen, sportvelden en kabels en leidingen. Achter al het beheer, onderhoud en de projecten die daarvoor nodig zijn, zit veel administratie en afstemming. Daarin speel jij een belangrijke rol.

Je ondersteunt bij inkoop en projecten en zorgt dat opdrachten administratief goed worden verwerkt. Ook verwerk je facturen, bewaak je de voortgang en signaleer je wanneer informatie ontbreekt, een termijn nadert of actie nodig is. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de processen over omgevingsvergunningen en inrit- en rioolvergunningen en ondersteun je vergunningstrajecten voor onder andere kabels en leidingen. Je verwerkt meldingen en gegevens in systemen zoals InProces, iBabs, Mijn Aansluiting.nl en rondom KLIC-meldingen.

Voor de teammanager en collega's plan je overleggen, beheer je agenda's, notuleer je en verzorg je correspondentie en bewonersbrieven. Je verzamelt informatie, zet acties uit en bewaakt afspraken.

Je kijkt daarbij verder dan de administratie alleen. Je signaleert waar processen vastlopen of slimmer kunnen en helpt collega's om het werk goed georganiseerd te houden. Zo draag je vanuit jouw rol bij aan de kwaliteit van de openbare ruimte in Smallingerland.

Dit is jouw team

Je maakt onderdeel uit van het team Team Openbare Ruimte, dat bestaat uit circa 40 collega's. Jullie zijn verantwoordelijk voor het beleid, voorbereiding en toezicht voor beheer en onderhoud van de openbare ruimte. Hieronder vallen onze wegen, kades, damwanden, riool, groen, kunstwerken en de openbare verlichting. Daarbij beheren ze de begraafplaatsen. Dit varieert van kleinschalige beheer en onderhoudsprojecten in het groen tot het in de komende 12 jaar vervangen van de riolering in 6 wijken en direct de straten herinrichten.

Dit zoeken wij 

Bij Smallingerland staat de mens voorop, werken we doelmatig, maken we waar wat we zeggen, hechten we waarde aan efficiënt maar ook prettig samenwerken en tonen we eigenaarschap. We zoeken een administratief en secretarieel medewerker die deze waarden met ons deelt en verder beschikt over:

• Een relevant mbo 4 diploma
• Relevante werkervaring als administratief of secretarieel professional
• Ervaring met het bewaken van verschillende administratieve processen, afspraken en deadlines
• Het vermogen om snel nieuwe procedures, werkwijzen en systemen eigen te maken

Daarbij beschik je over de HR21 competenties: flexibiliteit, zelfstandigheid, klantgerichtheid, schriftelijke communicatie en plannen & organiseren.

Dit bieden wij

We bieden je een organisatie waarin jij het verschil kunt maken. Een organisatie met korte lijnen, duidelijke visie en veel vertrouwen in jouw professionaliteit. Je krijgt regelruimte, ontwikkelkansen en ruimte om te groeien, zowel vakinhoudelijk als persoonlijk. Daarbij kun je rekenen op uitstekende voorwaarden:

• 18,05% Individueel Keuze Budget (IKB)
• Flexibel in te delen werktijden en thuiswerkmogelijkheden
• Goede pensioenregeling
• Opleidingsmogelijkheden en doorgroeikansen
• Reiskosten- en thuiswerkvergoeding
• Leasefietsregeling en goede parkeerfaciliteiten

Salaris

Het salaris wordt in overleg bepaald op basis van opleiding en ervaring en bedraagt minimaal € 2875,- (aanloopschaal 7) en maximaal € 4556,- (standaardschaal 8) bruto per maand bij een fulltime dienstverband (van 36 uur per week). Bovenop dit salaris ontvang je het IKB.

We hebben de intentie om een langdurige samenwerking voor onbepaalde tijd aan te gaan en beginnen met een contract voor een jaar. Dit in de generieke functie van Medewerker administratief en secretarieel I. 

Heb je vragen?

Neem dan gerust contact op met één van de contactpersonen.

Verloop van de procedure

In de week na sluiting van de vacature bekijkt de selectiecommissie alle sollicitaties. Daarbij letten we op de eisen uit de vacature, relevante ervaring en motivatie.

We streven ernaar je in diezelfde week te laten weten of we je uitnodigen voor een gesprek. Soms hebben we iets meer tijd nodig. Heb je nog niets gehoord en wil je weten waar je aan toe bent? Neem dan gerust contact met ons op.

De gesprekken zijn gepland op 29 september in de ochtend.

Lees hier meer over werken bij Smallingerland.

Voor indiensttreding vragen we een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Wy binne in twatalige organisaasje. Dat betsjut datst iepenstiest foar it Frysk.

Dat betekent niet dat je Fries hoeft te spreken. Bij Smallingerland werken natuurlijk ook genoeg collega's die de Friese taal niet beheersen.