Directiesecretaresse

De gemeente Opsterland is op zoek naar een:

MBO+ I Schaal 8 I jaarcontract met uitzicht op onbepaalde tijd I 34 uur
Je start de dag met een kop koffie en een korte afstemming met je collega. Daarna komt de dag al snel op gang. Een overleg moet worden voorbereid, stukken moeten worden gecontroleerd en de agenda van de gemeentesecretaris vraagt om een laatste aanpassing. Ondertussen lopen collega's binnen met vragen en dienen zich nieuwe acties aan. Jij houdt overzicht, stelt prioriteiten en zorgt dat alles op het juiste moment op de juiste plek terechtkomt. Juist die combinatie van organiseren, vooruitdenken en regie houden maakt jouw werk interessant.

Wat ga je doen?
Als directiesecretaresse ondersteun je samen met je collega's de directie. Dankzij jouw overzicht, organisatietalent en gevoel voor prioriteiten kunnen zij zich richten op hun werk.

Je beheert een complexe agenda, bewaakt afspraken en zorgt dat overleggen goed voorbereid zijn. Je stelt de wekelijkse briefing samen, houdt de stukkenstroom op orde en zorgt dat acties en besluiten zorgvuldig worden opgevolgd. Je controleert documenten, bewaakt deadlines en koppelt terug naar collega's over lopende dossiers en afspraken. Je denkt actief mee met de gemeentesecretaris, kijkt vooruit en signaleert wat aandacht vraagt. Zo help je haar om de juiste prioriteiten te stellen en haar tijd te besteden aan de zaken die er op dat moment het meest toe doen. Ook regel je praktische en representatieve zaken voor de directie, zoals een bloemetje bij een bijzondere gelegenheid of een maaltijd bij een avondoverleg.

Je bent een belangrijk aanspreekpunt binnen de organisatie. Collega's weten je makkelijk te vinden met vragen en verzoeken. Je bent toegankelijk en behulpzaam, maar durft ook grenzen te stellen wanneer dat nodig is. Daarbij spreek je collega's aan op gemaakte afspraken en bewaak je de kwaliteit en voortgang van het proces.

In deze functie is geen dag hetzelfde, maar je werkweek kent wel een vast ritme. De wekelijkse collegevergaderingen bepalen een terugkerend patroon van voorbereiding, aanlevering en opvolging van stukken. Die planning ligt vast en laat weinig ruimte om je week anders in te delen. Binnen dat vaste ritme kunnen prioriteiten gedurende de dag veranderen en vragen regelmatig meerdere zaken tegelijk om aandacht. Korte deadlines en piekmomenten horen bij deze functie. Jij houdt overzicht, stelt de juiste prioriteiten en zorgt dat de directie kan vertrouwen op een professionele ondersteuning. Je werkt hierbij nauw samen met je collega-directiesecretaresse en directieadviseur. Samen vormen jullie een sterk team dat ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt.

Dit bieden we jou

• Aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden; een mooi salaris volgens schaal 8 van de cao gemeenten (max.€ 4.629,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband) een Individueel Keuze Budget (IKB) van 17,05%, reiskostenvergoeding, een pensioenregeling via ABP en korting op diverse verzekeringen.
• Een afwisselende baan; de ene dag ben je bezig met de terugkerende werkzaamheden rond de vergaderingen en de andere dag organiseer je een grote bijeenkomst.
• Volop kansen om te ontwikkelen via opleidingen, cursussen en workshops.
• Ruimte voor jouw ideeën; als jij denkt dat het anders kan staan we daarvoor open.
• Je krijgt van ons een laptop en een mobiele telefoon zodat je ook incidenteel goed thuis kan werken.
• Aandacht voor jouw vitaliteit; deelname aan ons vitaliteitsprogramma, jaarlijks meerdere activiteiten met de hele organisatie en het team en een gezellig werkcafé!

Wie ben jij?
We zijn allemaal anders en dat is mooi. Dat maakt dat we samen veel meer bereiken dan alleen. Tóch hebben al onze secretaresses een aantal dezelfde kenmerken. Herken jij jezelf hierin?

• Je hebt ervaring in deze rol en weet wat er komt kijken bij het ondersteunen van een directeur of bestuurder.
• Je krijgt energie van organiseren, plannen en ontzorgen en houdt ook bij een volle agenda overzicht op hoofdlijnen én details.
• Je bent dienstverlenend en toegankelijk, maar weet ook op een prettige manier grenzen te stellen en prioriteiten te bewaken.
• Je staat stevig in je schoenen en durft collega's aan te spreken op afspraken, deadlines en de aanlevering van stukken.
• Je voelt goed aan wat er speelt binnen een bestuurlijke en politiek gevoelige omgeving en weet daar passend naar te handelen.
• Je schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden en houdt de regie, ook wanneer veel zaken tegelijk om aandacht vragen.
• Je bent digitaal vaardig en werkt soepel met Microsoft 365 en vergelijkbare systemen.
• Je denkt vooruit, neemt initiatief en ziet wat nodig is voordat een ander daarom vraagt.

Dit zijn wij
Wij zijn trots op onze gemeente met meer dan 30.000 inwoners, 16 dorpen en veel groen. Iedere dag zetten wij ons in voor onze mensen en bedrijven. We openen deuren naar nieuwe manieren van doen en kijken verder dan onze landschappen reiken. Ons motto? Het kan wél.

Werken voor Opsterland betekent werken met 300+ enthousiaste en gezellige collega’s. Een goede werksfeer, aan humor geen gebrek, belangstelling voor elkaar en een high five voor een slimme oplossing. We staan open voor iedereen. En bij ons mag je zijn wie je bent. Je krijgt de ruimte om je werk in te richten zoals bij jou past. We vinden jouw ontwikkeling belangrijk en dragen daar graag aan bij. En we moedigen je aan om op avontuur te gaan. Opsterland geeft je de ruimte, pak jij ‘m?

Heb je vragen?
Laat het weten! Ik ben Dian Hagenus (teammanager) en mijn telefoonnummer is 06 – 30 58 97 68. Je mag me ook een WhatsAppbericht sturen. Elkaar ontmoeten en samen een bakje koffie drinken kan ook!

Enthousiast geworden?
Laat zien wie je bent en solliciteer! Wie weet wordt dit het begin van een mooi avontuur. Benader ons op een manier die bij jou past. Dit mag met een brief en cv, een sollicitatievideo of op een andere manier. Wij laten ons graag verrassen! Jouw reactie is welkom tot en met 22 november 2026.

De sollicitatiegesprekken vinden plaats op maandagochtend 7 en donderdagmiddag 10 december.

Over Gemeente Opsterland
Wij hebben deze vacatures