Secretaresse Bedrijfsvoeren

Jij houdt graag de touwtjes in handen. Je plant, organiseert en schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden. Als secretaresse binnen Bedrijfsvoering ondersteun je meerdere teams en zorg je dat afspraken, acties en administratieve processen goed geregeld zijn.

Wat ga jij doen?
Als secretaresse binnen Bedrijfsvoering ben jij iemand op wie collega's kunnen bouwen. Je houdt overzicht, ziet wat er moet gebeuren en komt in actie voordat iemand erom hoeft te vragen. Vanuit het gemeentehuis in Sneek ondersteun je samen met een collega twee à drie teammanagers en verschillende teams. Ongeveer een derde van je werkzaamheden is gericht op het team Juridische en Veiligheidszaken (JVZ) en twee derde op de ondersteuning van andere teams binnen Bedrijfsvoering. De ene keer ben je bezig met agenda's en vergaderingen, de andere keer met correspondentie, dossiervorming of de voorbereiding van een ambtseed.

Een belangrijk onderdeel van je werk is de ondersteuning van het team Juridische en Veiligheidszaken (JVZ). Je bent samen met je collega het eerste aanspreekpunt voor het team. Je zorgt ervoor dat stukken op tijd beschikbaar zijn, afspraken goed worden gepland en acties worden opgevolgd.

Je werkzaamheden zijn onder andere:

• je beheert agenda's van teammanagers en bewaakt afspraken en acties;
• je handelt telefoon- en e-mailverkeer af en zorgt dat vragen bij de juiste collega terechtkomen;
• je verwerkt post en beheert digitale en fysieke informatiestromen;
• je bereidt vergaderingen voor, notuleert en bewaakt de actiepunten;
• je ondersteunt bij de voorbereiding en afhandeling van juridische procedures en zorgt voor een goede dossiervorming;
• je werkt met ons DMS-systeem Corsa en zorgt dat documenten zorgvuldig worden geregistreerd en gearchiveerd;
• je verricht verschillende organisatorische en administratieve werkzaamheden voor de teams die je ondersteunt;
• samen met je collega organiseer je de ambtseed voor nieuwe medewerkers van de gemeente.

Je werkt zelfstandig, maar staat er niet alleen voor. Je stemt veel af met collega's binnen Bedrijfsvoering en weet wanneer je iets zelf oppakt en wanneer het goed is om even te overleggen.

Wat bieden we jou?

• Salaris tot maximaal € 3.743,- bruto per maand (schaal 6) bij een volledig dienstverband, exclusief de opbouw van 17,05% individueel keuzebudget (IKB).
• Vrij besteedbaar IKB, dat je o.a. kunt inzetten voor extra verlof, een fiets of vakbondscontributie.
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder reiskostenvergoeding, een goed pensioen via het ABP en collectieve aanvullende verzekeringen.
• Laptop én telefoon van de zaak.
• Flexibiliteit in werktijden en werkplek – werk waar en wanneer het past.
• Een jaarcontract, voor 24 uur per week, met uitzicht op een vast dienstverband.
• Veel aandacht voor jouw persoonlijke én professionele ontwikkeling via ons Leerhuis.
• Een fijne werkplek in ons gemeentehuis én een gezellig bedrijfsrestaurant waar je kunt lunchen met collega’s.

Wie ben jij?
Jij bent een organisatietalent dat graag zorgt dat alles achter de schermen goed geregeld is. Je vindt het prettig om meerdere ballen tegelijk in de lucht te houden en raakt niet snel het overzicht kwijt. Ook als de planning verandert of er onverwacht iets tussendoor komt, weet jij de juiste prioriteiten te stellen.Je bent toegankelijk en dienstverlenend in je contact met collega's en andere betrokkenen. Tegelijkertijd durf je door te vragen en spreek je anderen aan als dat nodig is om een afspraak of deadline te halen.

Daarnaast heb je:

• mbo+ werk- en denkniveau;
• ervaring in een secretariële, administratieve of ondersteunende functie;
• goede digitale vaardigheden en ervaring met MS Office;
• ervaring met een documentmanagementsysteem (DMS), bij voorkeur Corsa;
• affiniteit of ervaring met juridische en administratieve processen;
• een goede beheersing van de Nederlandse taal;
• passieve beheersing van het Fries is mooi meegenomen, of je bent bereid dit te leren.

Gemeente Súdwest-Fryslân
Werken bij gemeente Súdwest-Fryslân betekent werken aan iets dat zichtbaar is en ertoe doet. Voor onze inwoners en voor onze 89 dorpen en kernen. We zijn groot in ruimte, maar werken klein en betrokken samen. Met collega’s die elkaar kennen, ieders mening serieus nemen en samen bouwen aan een leefbare en toekomstgerichte gemeente.

Súdwest-Fryslân. Groot in ruimte. Verbonden in werk.

Waar ga jij werken?
Je komt te werken binnen Bedrijfsvoering, bij het team Juridische en Veiligheidszaken (JVZ). Binnen JVZ werken collega's aan verschillende onderwerpen, zoals juridische advisering, openbare orde en veiligheid, klachtbehandeling, verzekeringen en Bibob. Ook ondersteunt het team het secretariaat van de bezwarencommissie. Daarnaast ondersteun je, samen met je collega, meerdere teams binnen Bedrijfsvoering.

Dat maakt je werk afwisselend: je hebt met verschillende collega's, onderwerpen en werkzaamheden te maken. Je bent een belangrijke schakel tussen de collega's die je ondersteunt en zorgt ervoor dat zij hun werk goed kunnen doen. Binnen de keten Bedrijfsvoering werken ongeveer 40 collega's samen. We zijn professioneel in ons werk, maar vinden het minstens zo belangrijk om elkaar makkelijk te vinden, samen te werken en elkaar te helpen.

Solliciteren
Zie jij jezelf werken als secretaresse bij gemeente Súdwest-Fryslân? Dan maken we graag kennis met jou! Solliciteren kan tot en met 28 september a.s.

Wil je eerst meer weten? Neem dan gerust contact op met Marijke van der Draai via 06 5571 3188 of m.vanderdraai@sudwestfryslan.nl.

De sollicitatiegesprekken voeren we op 2 oktober a.s. in de middag. We vragen je hier alvast rekening mee te houden. Komt dit moment niet uit? Geen probleem, we plannen graag samen een alternatief.