Bestuurssecretaresse

Jij bent de regisseur achter de schermen, hebt een scherp oog voor detail, een kalme houding onder druk, een natuurlijk talent voor organiseren en iemand die alles in goede banen leidt. Ben je een aanpakker met humor en daadkracht én iemand die prioriteiten stelt alsof het je tweede natuur is? Dan zoeken wij jou als onze nieuwe bestuurssecretaresse; dé rechterhand van ons college.  

Jouw team
Omdat één van onze collega’s weggaat, maken we graag kennis met een ervaren, proactieve en onverstoorbare kracht die ons bestuurssecretariaat komt versterken. Bij ons draai je mee in een team van zes collega’s, waar je samen met hen de burgemeester, zes wethouders en de gemeentesecretaris ondersteunt. Jij zorgt ervoor dat het soepel draait tussen bestuur, organisatie en inwoners.

Een greep uit de taken en verantwoordelijkheden van het team: 
Als bestuurssecretaresse ben je de spin in het web: je regelt, signaleert, ontzorgt en verbindt. Concreet betekent dat:

• Je de gemeentesecretaris / burgemeester / wethouders ontzorgt;
• Je complex agendabeheer tot in de puntjes beheerst: van het plannen van afspraken tot het digitaal verwerken van vergaderstukken;
• Je zelfstandig alle voorkomende in- en externe correspondentie afhandelt;
• je notuleert bij het directieoverleg;
• Je verschillende representatietaken hebt (o.a. jubilea, evenementen, afscheidsbijeenkomsten);
• Je ondersteunt in het administratieve proces rondom de B&W vergaderingen;
• Je kritische vragen stelt en actief meedenkt over processen, omdat jij als geen ander inziet waar knelpunten liggen;
• Je als eerste filter fungeert voor in- en externe vragen: jij schat de relevantie en urgentie in, stelt prioriteiten en schakelt met de juiste stakeholders;
• Je zelfstandig werkt onder tijdsdruk, maar altijd oog houdt voor het grotere plaatje;
• Politiek-sensitief, dat ben jij!
• Je hybride werkt: samen zorg je voor de onderlinge bezetting. Naast de ondersteuning op kantoor werken wij ook vanuit huis (de werkdagen (thuis en op kantoor) komen tijdens het sollicitatiegesprek aan de orde).

Kortom: jij bent de regisseur die ervoor zorgt dat het college kan schitteren, terwijl jij op de achtergrond de touwtjes in handen hebt.

Jouw profiel
Je herkent jezelf in deze sleutelwoorden: discreet, flexibel, proactief, humorvol, daadkrachtig, representatief en onverstoorbaar. Maar bovenal: 

• Je hebt minimaal mbo+ werk- en denkniveau;
• Je hebt minimaal vier jaar ervaring in een soortgelijke functie op bestuursniveau – bij voorkeur met gemeentelijke ervaring;
• Je werkt nauwkeurig, maar met gevoel voor urgentie: in hectische momenten blijf je koel en weet je wat voorrang verdient;
• Je spreekt en schrijft vlekkeloos Nederlands en hebt ervaring met Office 365, Ibabs en Microsoft Teams (nieuwe tools leer je snel);
• Je weet je aan te passen aan veranderende omstandigheden en ziet kansen waar anderen obstakels zien;
• Do kinst de Fryske taal ferstean of wolst dit leare (je verstaat de Friese taal of wilt dit leren).
• Voor (nieuwe) medewerkers is een verklaring omtrent het gedrag (VOG) vereist.  

Ons aanbod

• Een salaris van maximaal € 4.464,- bruto per maand (schaal 8 cao gemeenten).
• Een baan voor 28 – 30 uur per week.
• 28 vrije dagen op basis van een 36-urige werkweek.
• Keuzevrijheid: een Individueel Keuze Budget – bundeling van het vakantiegeld, eindejaarsuitkering en bovenwettelijk verlof – van circa 17,05% van je brutosalaris, waarin je keuzes kunt maken die passen bij jouw persoonlijke wensen en doelen (o.a. aflossen studieschuld, fietsregeling, opleiding of verlofuren bijkopen).
• Pensioenopbouw bij het ABP.
• De keuze om deel te nemen aan een collectieve ziektekostenverzekering.
• Groeikracht: een organisatie met veel ruimte voor ontwikkeling.
• Hybride werkomgeving: wanneer je functie het toelaat, flexibele werktijden en de mogelijkheid tot (gedeeltelijk) thuiswerken. Wij kennen een thuiswerkvergoeding van € 3,25 per thuiswerkdag op declaratiebasis.
• Volledig gefaciliteerd aan de slag: telefoon en laptop van de zaak. 

---

Wil je meer weten?

Voor verdere informatie over de functie kun je terecht bij:
Douwe Osinga Teammanager ondersteuning
0625138703
d.osinga@defryskemarren.nl

Voor informatie over sollicitatieprocedure en de rechtspositie kun je terecht bij :
Sanne de Boer Adviseur werving & selectie
06 21 16 37 87
s.deboer@defryskemarren.nl

---

Online solliciteren?

Heb je interesse in deze vacature? Je sollicitatie kun je indienen via de website van : webformulier openen

Solliciteer