Medewerker Evenementen en meldingen Openbare Ruimte

Wat ga je doen?

Vanuit de gemeente Súdwest-Fryslân bieden we ondersteuning aan verschillende evenementen. Denk hierbij aan terugkerende evenementen als Sneekweek, Elfstedentocht maar ook verkiezingen, viering Oud en Nieuw, 4 en 5 mei, Koningsdag en het vlaggen vanaf het Stadhuis en diverse torens. Al deze ondersteunende werkzaamheden vragen om een goede afstemming tussen de organisatie van het evenement en de verschillende collega’s binnen de gemeente. Bij evenementen of in de voorbereiding op deze evenementen leveren we bijvoorbeeld afvalcontainers, zetten we wegen af en zorgen we voor stroom en hand- en spandiensten bij het opbouwen en afbreken van voorzieningen. De afstemming en coördinatie voor de evenementen is binnen het thema Wegen van de keten Openbare Ruimte belegd bij de Medewerker Evenementen en Meldingen Openbare Ruimte. Vanuit jouw functie verzorg je afstemming met andere ketens en thema’s.

Waar en wanneer nodig neem je het initiatief om tijdig de draaiboeken te actualiseren, met beleidsteams en operationele teams verzorg je noodzakelijk overleg of sluit daarbij aan vanuit en namens de keten. Je bewaakt daarbij de inzet (beschikbaarheid en kwaliteit) van de gemeentelijke dienst. 

Je baan is veelzijdig, want naast de coördinatie van evenementen heb je in de afstemming met de keten(s)een coördinerende, sturende rol in het afhandelen van meldingen openbare ruimte (MOR). Jaarlijks ontvangen we meer dan 11.500 meldingen en meer dan de helft daarvan betreft het thema Wegen. Het is een flinke uitdaging om dit in goede banen te leiden en jouw stevige rol hierin is belangrijk. De afhandeling van de meldingen is beeldvormend voor het imago van de gemeente en het beeld van de dienstverlening en daarnaast belangrijk voor de interne werksfeer.

Het systeem Rûnom registreert de ontvangen meldingen en wat er mee is gedaan en helpt om onze dienstverlening nader te analyseren en te verbeteren. Je ziet toe op het tijdig oppakken en afhandelen van deze meldingen door de collega’s. Je spart met het Klanten Contact Centrum hoe we sneller de meldingen op de juiste plaats krijgen en draagt bij aan een adequaat functionerend Piket voor spoedeisende meldingen buiten de reguliere kantooruren. Met jouw vermogen om goed te communiceren, verbinden en innoveren ben je als Medewerker Evenementen en meldingen enthousiast en in staat om hier een succes van te maken. Dat doe je onder andere door  proactief met verbetervoorstellen te komen.  

Een aantal concrete voorbeelden van taken zijn:

• Het afstemmen met de organisator van evenementen en intern betrokken collega’s (vergunningverlening, Openbare orde en veiligheid, handhaving, burgerzaken, kabinetszaken en vakinhoudelijke thema’s zoals schoon, straatmeubilair, vastgoed) over de ondersteunende werkzaamheden vanuit de gemeente, het inplannen van die werkzaamheden en het eventueel in rekening (laten) stellen van de bijbehorende kosten;
• het deelnemen aan het gemeentelijke evenementenoverleg;
• het verzorgen van tijdige en heldere communicatie vanuit de gemeente richting de organisator van evenementen over de mogelijkheden en wijze van ondersteuning vanuit de gemeente;
• je draagt, samen met de specialist straatmeubilair en evenementen, zorg voor dat de uitvoering van de werkzaamheden, het opstellen van procesbeschrijvingen en evaluatierapporten wordt gerealiseerd en begeleidt hierbij de collega’s van keten Openbare Ruimte;
• het monitoren van binnengekomen meldingen op juiste doorverwijzing en tijdige afhandeling door de collega’s. Zo nodig attendeer je de collega’s op overschrijdingen van de afhandeltermijnen;

Wie ben jij

• Je hebt minimaal mbo werk- en denkniveau en je hebt ruime aanvullende ervaring met het coördineren, beschrijven en borgen van processen;
• Je bent een spin in het web en je weet precies hoe het reilt en zeilt binnen een gemeente;
• Je hebt een stevige, stressbestendige persoonlijkheid die een goed gevoel heeft van de dynamiek en hectiek bij evenementen;  
• Je weet in verschillende situaties en bij verschillende persoonlijkheden de juiste snaar te raken. Je kunt  diverse communicatie- en contactuele technieken inzetten om zowel de organisator als ook de collega’s te enthousiasmeren om samen de evenementen vlekkeloos te laten verlopen of de meldingen af te handelen;
• Je hebt analytisch vermogen en bent in staat om de kern van problemen snel te doorzien;
• Je bent creatief en in staat om verschillende oplossingsrichtingen te bedenken;
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd en je weet de juiste prioriteiten te stellen om de kwaliteit te bewaken;
• Je voelt je verantwoordelijk voor de kwaliteit van evenementen, processen en dienstverlening, waarbij je knelpunten signaleert en de kwaliteit proactief bewaakt bijvoorbeeld door middel van het doen van verbetervoorstellen;
• Je bent betrokken, klant- en resultaatgericht;
• Je bent flexibel en je zult je eigen inzet af en toe moeten aanpassen aan de seizoensinvloeden en aan de capaciteitsvraag die fluctueert; 
• Je bent in het bezit van het rijbewijs B.

Waar ga je werken

Keten Openbare Ruimte en thema Wegen

Onze keten is verantwoordelijk voor het inrichten en duurzaam in stand houden van de openbare ruimte, én de dienstverlening daarin. De medewerkers van de keten zijn, behalve de oren en ogen van de gemeente, ook ambassadeurs van de organisatie. Zij zijn immers allen direct actief voor én in de Mienskip. Werkzaamheden in de openbare ruimte zijn heel divers. Het varieert van afvalinzameling, straatkolken zuigen, vervangen van assets (kapitaalgoederen) tot het op orde houden van het groen en toiletgebouwen, en dragen allemaal bij aan een leefomgeving waarin iedereen zich thuis voelt!

Als Medewerker Evenementen en meldingen kom je te werken in het thema Wegen. Stuk voor stuk prachtige mensen die zich iedere dag inzetten voor een aantrekkelijke en leefbare openbare ruimte in Súdwest-Fryslân. Samen gaan we voor resultaat, in een plezierige werkomgeving waarin oog is voor elkaar en waarin ruimte is voor individuele ontwikkeling. Wij vinden het belangrijk dat jij daar als persoon bij past en je thuis voelt in ons team.

Wat bieden wij

• Een afwisselende functie in een dynamisch speelveld;
• Een prima salaris tot maximaal € 4.244,- bruto per maand (functieschaal 8, Hr21-profiel medewerker Bedrijfsvoering II) bij een volledig dienstverband, exclusief de opbouw van 17,05% individueel keuzebudget (IKB);
• Het individueel keuzebudget is vrij besteedbaar en kan bruto worden uitgekeerd of worden uitgeruild voor fiscaal gunstige doelen (uitruil fiscale voordelen woon/werk, kopen extra verlof, bedrijfsfitness, fiets of vakbondscontributie);
• Uitstekende en flexibele secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder reiskostenvergoeding woon/ werk of vergoeding openbaar vervoer, prima pensioenopbouw met lage werknemersbijdrage, aanvullende collectieve AO verzekering, laptop en/ of IPad en telefoon;
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van een jaar, waarbij we de uitdrukkelijke intentie hebben om aansluitend een vast dienstverband aan te gaan bij goed functioneren;
• Ben jij een vroege vogel of begin je liever iets later? Of breng je jouw kinderen graag zelf naar school? Geen probleem, we werken met flexibele werktijden;
• Ook qua werkplek zijn we flexibel. Laat het werk het toe, dan kun je thuiswerken en regelen wij de werkplekinrichting. Ben je nodig op kantoor of op locatie? Dan is daar voor jou een plek;
• Wil je jezelf ontwikkelen of heb je loopbaanvragen? Ons Leerhuis en de WERKplaats zijn er om jou te helpen in jouw (loopbaan)ontwikkeling;
• In ons bedrijfsrestaurant kun je terecht voor heerlijke verse lunchgerechten.

---

Belangstelling

Ben jij de Medewerker Evenementen en meldingen Openbare Ruimte die wij zoeken? Dan kijken we uit naar jouw reactie en gaan we graag met je in gesprek. Stuur je sollicitatie uiterlijk op 5 mei 2024.

Eerst meer informatie? Neem contact op met Huite Teerenstra, Manager Wegen, via h.teerenstra@sudwestfryslan.nl

De sollicitatiegesprekken zullen worden gevoerd op maandag 13 mei a.s. We vragen je hier alvast rekening mee te houden.

NB. We vragen je om rechtstreeks te solliciteren via de website: werkenbij.sudwestfryslan.nl. Reageer je via een vacaturesite (bijv. Indeed) dan kan het voorkomen dat je sollicitatie niet (goed) aankomt en je geen reactie krijgt, dat zou zonde zijn!

---

Solliciteer direct